Scouting SeaLions is zich bewust van het belang om de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties te beschermen. Persoonlijke gegevens worden door Scouting SeaLions dan ook met de grootst mogelijk zorgvuldigheid behandeld. Om zorgvuldig met deze persoonlijke gegevens om te gaan, maakt Scouting SeaLions waar mogelijk gebruik van de mogelijkheden die Scouting Nederland aanbiedt. Deze mogelijkheden worden in het privacybeleid van Scouting Nederland behandeld. Dit privacybeleid is te vinden op https://www.scouting.nl/privacy.
In dit privacybeleid worden alle on- en offline systemen besproken waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle onderdelen van Scouting SeaLions. Scouting SeaLions behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Door het beleidsdocument regelmatig te raadplegen, blijf je op de hoogte van de wijzigingen.

 

Formulieren
Lidmaatschapsregistratie
De aanmelding verloopt via www.SeaLions.nl daar staat het aanmeldingsformulier. Het formulier wordt naar ons algemene mailadres gemaild. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en teamleiders hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap actief wordt, worden de gegevens via het inschrijfformulier geregistreerd in Scouts Online of na de kijkperiode indien men geen lid wordt, wordt de informatie van de aanmelding vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Inschrijfformulier
Om lid te worden van Scouting SeaLions is een ondertekend inschrijfformulier vereist. Deze inschrijfformulieren worden vertaald naar een inschrijving in Scouts Online (SOL), het ledenregistratiesysteem van Scouting Nederland.
Inschrijfformulieren worden gedigitaliseerd opgeslagen in een beveiligde online omgeving op www.box.com bewaard zolang het lidmaatschap actief blijft. Met www.box.com is een overeenkomst afgesloten. Wanneer een lid zich uitschrijft, wordt het inschrijfformulier van het desbetreffende lid verwijderd.

Inschrijving activiteiten
Voor verschillende activiteiten van Scouting SeaLions is een inschrijving vereist, denk hierbij aan kampen of speciale opkomsten. Soms worden hierbij aanvullende gegevens gevraagd, zoals bijvoorbeeld een toestemmingsformulier voor kampen in het buitenland. In kampboekjes staat een deelnemerslijst enkel op voornaam en per groep. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor de organisatie van de activiteit en worden bewaard zolang dit voor de activiteit noodzakelijk is. Na afloop van de activiteit worden deze gegevens verwijderd.

Medische formulieren
Scouting SeaLions Wijk bij Duurstede hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld. Dit formulier ontvangt u bij inschrijving voor de activiteit via ledenadministratiesysteem Scouts Online. De ingeleverde vragenlijsten worden digitaal geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en bestuur. De gegevens worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting SeaLions Wijk bij Duurstede mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de leden of ouder/verzorger. De registratie van deze gegevens is óók mogelijk in ledenadministratiesysteem Scouts Online, maar niet verplicht.

Leden zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van hun eigen gegevens in SOL.
Door middel van de diverse rollen in SOL wordt toegang voor leiding tot de gegevens van de leden beperkt zodat bijv. alleen de penningmeester toegang heeft tot betalingsgegevens.

Online
Natuurlijk is Scouting SeaLions ook online actief, er is een eigen website en diverse accounts op sociale media. Bij het publiceren van artikelen wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan en de wensen van onze leden gerespecteerd. Als leden aangeven niet met foto’s op sociale media te willen komen, respecteren wij dat. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd of de leden op ze akkoord zijn met het plaatsen van foto’s op de sociale media, als een lid niet akkoord is geeft de gegevensbeheerder dit door aan de speltakleiding. Op een later moment kan bij de gegevensbeheerder aangegeven worden om het akkoord in te trekken of om juist akkoord te geven.

 

Beeldmateriaal
Scouting SeaLions beschikt over een archief aan beeldmaterialen, waarin ook materialen uit het verleden zijn gearchiveerd. Dit archief bevat zowel digitale als fysieke beeldmaterialen. Bij deze foto’s zijn geen namen genoemd en als iemand aangeeft bij de gegevensbeheerder uit het archief verwijderd te willen worden zal dit uitgevoerd worden.

 

Wetgeving
Melding datalek Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. . Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid Recht op vergetelheid en inzage in gegevens: Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert Scouting SeaLions binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

 

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting SeaLions is terug te vinden op de website (www.sealions.nl) en op te vragen bij het secretariaat (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ).